Il processo di acquisto aziendale è sempre più digitale, lo abbiamo visto. Per questo i pagamenti con carte di credito virtuali, rispetto ai sistemi di pagamento tradizionali come i bonifici o i RID, sono più indicati per risolvere le sfide attuali dei reparti acquisti e dei fornitori.
La realtà è diversa: il processo di pagamento aziendale standard non funziona sempre come previsto.
Se il fornitore non è presente nell’anagrafica aziendale, è necessario inserirlo prima di poter elaborare l’ordine d’acquisto (fase 3): un processo dispendioso in termini di tempo.
La crescita degli acquisti online semplifica la situazione da questo punto di vista: sono infatti sempre più comuni le piccole spese aziendali occasionali richieste dai dipendenti per fornitori online (e spesso a loro volta di piccole dimensioni) non compresi nell’anagrafica aziendale.
Se prendete in considerazione, infine, il passaggio al lavoro a distanza o ibrido, comprendete come diventi sempre più necessaria l’ottimizzazione della gestione delle richieste di acquisti online che provengono da ogni reparto e angolo aziendale.
Si tratta di spese con fornitori online per cui sono richiesti pagamenti in anticipo (spesso con carta di credito) da parte dei singoli dipendenti o dei team che propongono l’acquisto. Non piace a nessuno anticipare questi pagamenti relativi al lavoro con una carta di credito personale, soprattutto sapendo che potrebbe essere necessario del tempo prima del rimborso.
Questa situazione ha un forte impatto sulla vostra azienda?
C’è un sistema per semplificare questo processo, sia per la vostra azienda che per i vostri dipendenti: AirPlus Virtual Cards Procurement è la nostra soluzione per i pagamenti virtuali che è destinata ad un utilizzo flessibile da parte dei dipendenti, ma che assicura allo stesso tempo controllo e visibilità a livello centrale.
Siete curiosi di sapere come si può combinare controllo e flessibilità in un’unica soluzione di pagamento? Continuate a leggere per scoprirlo!
Controllo centrale e personalizzato
Quando pensate ad una carta di credito, immaginate carte di plastica emesse a nome di un unico titolare. Grazie ad AirPlus Virtual Cards Procurement potete ottenere carte di credito virtuali aziendali che potete personalizzare per tutti i dipendenti a seconda delle loro esigenze.
La vostra azienda è il titolare della carta e definisce le impostazioni che ne derivano. Questo significa che potete personalizzare l’utilizzo delle carte prima di fornirle ai dipendenti per effettuare i pagamenti. Le personalizzazioni comprendono:
- Periodo d’uso
- Limite delle transazioni
- Valuta
Per garantire la riconciliazione delle spese, i dettagli del centro di costo, il codice del reparto o qualsiasi altra informazione sull’acquisto possono essere inseriti nei campi specifici e collegati alla carta. In questo modo abbinare le vostre transazioni agli ordini d’acquisto è una passeggiata.
Soluzione a favore della flessibilità
Come accennavamo in precedenza, nei tipici processi di pagamento, ogni singolo ordine d’acquisto viene richiesto dal dipendente, approvato dal responsabile e trasmesso all’ufficio acquisti. Tutte le figure a partire dalla contabilità alla tesoreria sono coinvolte nell’elaborazione del pagamento e nel tracciamento.
Il lavoro a distanza ha mandato a monte questi processi tradizionali. Secondo MineralTree’s 6th Annual State of AP Report, il 62% dei team finanziari lavora completamente da remoto o in modo ibrido dall’inizio della pandemia [2]. Prima della pandemia questa percentuale si attestava solo a circa il 15% [2]. Per questi motivi, è necessario passare a processi di pagamento digitali per rimanere connessi.
Utilizzando AirPlus Virtual Cards Procurement potete compiere un passo avanti in questa direzione accelerando il processo di pagamento, mantenendo sempre una visione d’insieme delle spese e migliorando i vostri DPO.
L’utilizzo di AirPlus Virtual Cards Procurement offre anche altri vantaggi:
- Possibilità di selezionare i beni o i servizi migliori ai prezzi più convenienti rimanendo entro il budget
- Nessun anticipo o esborsi personali
- Pagamenti veloci e fornitura di servizi e prodotti urgenti
Il meglio dei due mondi
Utilizzare AirPlus Virtual Cards Procurement per i vostri processi d’approvvigionamento presenta indubbiamente dei punti di forza, ma vale la pena ricordare che non dovete sostituire completamente i pagamenti tramite bonifico bancario per tutti i vostri acquisti aziendali. Per i vostri fornitori abituali contrattualizzati e, per esempio, per appalti che coinvolgono tutta l’azienda, i pagamenti con bonifico bancario possono ancora essere la soluzione ideale per le vostre esigenze.
AirPlus Virtual Cards Procurement è una soluzione di pagamento da abbinare e integrare, specialmente per gli acquisti occasionali, una tantum o per sottoscrizioni periodiche con fornitori online che non sono presenti nell’anagrafica fornitori della vostra azienda.
Inoltre, si adatta a quegli acquisti che non vengono gestiti a livello centrale, ma direttamente dai dipendenti.
Grazie ad AirPlus Virtual Cards Procurement, potete rimanere sempre aggiornati sulle spese aziendali soddisfacendo le esigenze dei vostri dipendenti e delle altre parti interessate nel processo procure-to-pay.
Fonti:
[1] Approfondimenti WBR: acquisti cognitivi e l’implementazione di IA e ML.” Approfondimenti WBR. 2020
[2] https://www.mineraltree.com/resources/whitepapers/state-of-ap-report-2021/
