Smart working, a un mese dalla nuova Legge PMI il 99% delleimprese italiane non è strutturato per evitare arresto e multe fino a 7.403 euro

A un mese dall’entrata in vigore della Legge PMI n. 34/2026, la maggior parte delle imprese italiane risulta ancora priva di un sistema strutturato per rispettare l’obbligo introdotto dalla nuova normativa: la consegna tracciata dell’informativa sulla sicurezza ai dipendenti in smart working. La legge prevede per i datori inadempienti l’arresto da 2 a 4 mesi o l’ammenda fino a 7.403,96 euro. L’obbligo formale esisteva già, ma fino all’introduzione delle sanzioni penali era largamente disatteso.
La portata del nuovo obbligo è ampia. Secondo l’ultimo report dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, alla fine del 2025 i lavoratori italiani in modalità agile erano 3,57 milioni, una platea che attraversa grandi aziende, PMI e microimprese. Proprio queste ultime sono le più esposte al rischio sanzionatorio: secondo i dati riportati dalla Camera dei Deputati su fonte CDP, oltre il 99% delle imprese italiane rientra nella categoria delle PMI, e la maggioranza non dispone di un ufficio legale interno né di un sistema documentale strutturato per gestire informative, firme e archiviazione.
In questo scenario, HEU, piattaforma legaltech fondata a Napoli nel 2022 che ha già supportato PMI e startup italiane nella gestione di circa 1 milione di contratti tra assunzioni, accordi commerciali e collaborazioni, sta osservando un primo segnale operativo nelle settimane successive all’entrata in vigore della legge. Circa 3 aziende su 10 tra quelle attive sulla piattaforma si stanno muovendo per adeguarsi alla nuova normativa, utilizzando strumenti digitali per creare, far firmare e archiviare i documenti richiesti.
“La nuova legge non introduce un nuovo obbligo, formalizza la sanzione di un obbligo che molte PMI non sapevano nemmeno di avere”, spiega Luca Visconti, co-founder di HEU. “Il problema non è scrivere l’informativa: si fa in dieci minuti. Il problema è dimostrare di averla consegnata, mantenerla aggiornata anno dopo anno e tenerne traccia per ogni dipendente. È esattamente il tipo di processo per cui un’impresa con cinque persone non ha né tempo né strumenti, e che oggi può fare la differenza tra essere a norma o rischiare un procedimento penale”.
Cosa cambia per i datori di lavoro: tre obblighi documentali, non più uno
La novità sostanziale introdotta dalla legge non riguarda solo l’esistenza dell’informativa, ma la sua tracciabilità. Il testo normativo specifica che non è più sufficiente, per i datori di lavoro, avere un modello standard nel cassetto. Per essere conformi, devono garantire tre elementi contemporaneamente: un’informativa coerente con le effettive modalità di lavoro adottate, un aggiornamento almeno annuale del documento e una prova dimostrabile della sua trasmissione al singolo dipendente.
Tradotto in pratica, significa che un’azienda che opera con un mix di lavoro in presenza, ibrido e fully remote dovrebbe avere informative differenziate per ciascuna configurazione, raccoglierne la firma elettronica del lavoratore, archiviarle in modo che siano recuperabili in caso di controllo e ripetere il ciclo ogni dodici mesi. Per una PMI senza funzione legale interna, gestire questo flusso con file Word, PDF firmati a penna e cartelle di posta elettronica rende difficile ricostruire la catena documentale nel momento in cui un ispettore la richiede.
L’ufficio legale come processo digitale: come si sta organizzando il mercato Negli ultimi anni stanno crescendo le piattaforme che traducono in flussi digitali attività un tempo gestite solo da consulenti esterni. HEU rientra in questa categoria: la piattaforma combina creazione guidata dei contratti tramite intelligenza artificiale, firma elettronica integrata, archiviazione centralizzata e monitoraggio delle scadenze. L’informativa sulla sicurezza per lo smart working è uno dei documenti che la piattaforma consente di generare, far firmare al dipendente e tracciare nel tempo, mantenendo la prova della consegna richiesta dalla nuova normativa.
Fondata a Napoli da Luca Visconti, Stefano Quinzii, Marco Santorelli e Raffaele Messina, HEU conta oggi oltre 300 clienti tra PMI e startup italiane. L’obiettivo dichiarato non è sostituire avvocati e consulenti del lavoro, ma offrire alle imprese più piccole un’infrastruttura operativa per gestire in modo ordinato le attività contrattuali ricorrenti, dalle assunzioni agli accordi commerciali, fino agli adempimenti documentali come quelli previsti
dalla Legge PMI. Il primo mese di applicazione: i controlli sono attesi a stretto giro Le prime settimane successive all’entrata in vigore della legge hanno già attirato l’attenzione degli ispettorati territoriali del lavoro, con i primi controlli formali attesi nei prossimi mesi. Per le PMI che non si sono ancora mosse, il margine per organizzare il processo documentale è ancora aperto, ma si sta restringendo. I tre obblighi (informativa coerente, aggiornamento annuale, prova della consegna) non sono soddisfacibili a posteriori una volta avviato un controllo. La firma raccolta dopo l’ispezione non sana la mancata consegna preventiva. “Per anni le PMI italiane hanno gestito gli adempimenti legali in modo reattivo, intervenendo solo quando arrivava la scadenza o il controllo”, aggiunge Visconti. “La Legge PMI è un campanello d’allarme che cambia questo paradigma: la conformità diventa un processo continuo. In questo primo mese stiamo vedendo muoversi anticipatamente le imprese più organizzate. La maggior parte probabilmente si attiverà solo dopo il primo controllo, ma a quel punto il margine di adeguamento è chiuso”, conclude.