Secondo le previsioni globali, il controllo dei costi sarà la priorità numero uno per il 38% dei professionisti del settore. Ma la vera dispersione di budget non è nei grandi eventi istituzionali: si nasconde nei migliaia di meeting, team building e piccoli eventi ricorrenti fuori governance.
L’evoluzione del mercato degli eventi aziendali nel 2026 sarà guidata da un tema centrale: il controllo dei costi. L’aumento generalizzato dei prezzi e la crescente attenzione alla razionalizzazione dei budget stanno spingendo il settore verso una nuova fase di maturità. Secondo l’ultimo Global Meetings & Events Forecast di Amex GBT, il 38% dei professionisti degli eventi considera il contenimento della spesa la priorità strategica per l’anno in corso, a fronte di un incremento previsto fino all’11% del costo per partecipante.
È in questo scenario che si inserisce l’analisi di Kampaay, tech company leader nella gestione degli eventi corporate, condotta sulla spesa di oltre 100 grandi aziende clienti che individua nella cosiddetta “coda lunga” degli eventi il vero punto cieco della spesa aziendale, che resta escluso dai tradizionali processi di governance. Si tratta di quella miriade di piccoli eventi ricorrenti – meeting, team building, catering ricorrenti in ufficio, cene aziendali, workshop fino a offsite e roadshow – che, presi singolarmente, rimangono sotto la soglia di attenzione, ma che aggregati rappresentano un volume di spesa pari o superiore ai grandi eventi sopra soglia. Secondo le stime GBTA e i dati dell’Osservatorio Kampaay, il 53% dei piccoli meeting avviene totalmente fuori dai processi gestiti (Maverick Spend).
“Se fino a oggi questa fetta di spesa è stata trattata come ‘spesa invisibile’, nei prossimi mesi razionalizzare questa voce sarà il modo più efficace per recuperare i margini”, commenta Daniele Arduini, CEO & Co-founder di Kampaay. “La strategia che abbiamo individuato per sbloccare questo valore si basa sul modello Master Vendor: invece di affidarsi a centinaia di fornitori occasionali, l’azienda assegna il 100% degli eventi sotto soglia a un unico partner contrattualizzato, capace di unire tecnologia, processo e potere negoziale. Questo approccio consente di ridurre drasticamente il carico amministrativo, garantire tracciabilità e governance della spesa, recuperare potere negoziale aggregando i volumi e velocizzare l’organizzazione degli eventi per i team interni”.
Secondo l’analisi di Kampaay, la pressione sui costi e l’aumento dei volumi di eventi renderanno inevitabile, nel 2026, un ripensamento strutturale dei modelli di gestione adottati dalle grandi aziende. Se negli ultimi anni funzioni come il Travel hanno beneficiato di un forte processo di digitalizzazione e standardizzazione, la spesa eventi è rimasta in larga parte ancorata a logiche frammentate, con un’elevata componente manuale e una governance disomogenea.
“Il settore sta entrando oggi in una fase di maturità simile a quella che il Travel ha vissuto dieci anni fa”, prosegue Daniele Arduini. “La crescita dei volumi e l’aumento dei costi stanno rendendo evidente la necessità di modelli più strutturati, in grado di garantire controllo, tracciabilità e scalabilità”.
In questo scenario, la tecnologia diventa un fattore abilitante, ma non sufficiente.
La complessità degli eventi corporate richiede infatti un equilibrio tra strumenti digitali, processi standardizzati ed expertise operativa, capace di tradurre le esigenze del business in soluzioni concrete sul territorio. E’ in questo contesto che, secondo Kampaay, anche il ruolo del Procurement è destinato a evolvere. La funzione acquisti non è più chiamata a intervenire sul singolo evento, ma a progettare l’architettura complessiva che consente all’organizzazione di operare in modo efficiente.
Il Procurement assume così un ruolo di regia: definisce i modelli contrattuali, centralizza la governance, aggrega i volumi e crea le condizioni perché le funzioni di business possano organizzare eventi in autonomia, ma all’interno di un perimetro economico e operativo controllato.
Un passaggio che consente di superare la frammentazione storica della spesa eventi e di riportare sotto controllo quella parte di budget che oggi alimenta i costi nascosti della coda lunga.
