Perché la gestione strategica degli acquisti è fondamentale per il settore dell’hospitality

Di Alessandra Tavella, EU Head of Account Management & Channel Sales di Amazon Business
Con l’avvicinarsi della stagione festiva, uno dei periodi più intensi per il settore alberghiero e della ristorazione, le strutture si preparano a gestire una domanda in forte crescita. In questo contesto, garantire livelli elevati di servizio, controllare i costi e assicurare la continuità delle forniture diventa una
priorità strategica.
Disporre di un modello di approvvigionamento resiliente non significa semplicemente mantenere adeguate scorte di magazzino, ma adottare un approccio maturo e strutturato. La combinazione di visibilità della spesa, strumenti digitali avanzati e un parco fornitori diversificato consente alle aziende
del settore di anticipare le esigenze operative e mantenere standard elevati, sia durante i picchi stagionali sia nei periodi di minore affluenza.
L’innovazione digitale quale fattore abilitante dell’eccellenza nel procurement
La funzione procurement nel settore dell’hospitality sta attraversando una trasformazione profonda, resa possibile dall’innovazione digitale. Le piattaforme di nuova generazione – come i sistemi basati su cloud e le interfacce di acquisto integrate – consentono di automatizzare gli ordini, consolidare la fatturazione e standardizzare le procedure su più sedi. Queste soluzioni ottimizzano il tempo e permettono ai team di pianificare con maggiore efficacia, prevenendo interruzioni nelle forniture.
Oltre ai vantaggi operativi, questi sistemi rafforzano la conformità alle normative e alle procedure interne, garantendo l’applicazione uniforme delle politiche di acquisto in tutta l’organizzazione. Per gli operatori che gestiscono più strutture, questi strumenti assicurano la trasparenza e il controllo necessari, rendendo i processi più snelli e prevedibili.
I flussi di lavoro automatizzati generano un valore considerevole. Funzionalità come Guided Buying di
Amazon Business e le approvazioni automatiche accelerano i processi di approvvigionamento, consentono ai responsabili di concentrarsi su attività strategiche e riducono gli errori. Attraverso la digitalizzazione degli acquisti, le organizzazioni riducono i carichi amministrativi, migliorano la precisione degli ordini e assicurano che i team operativi abbiano le risorse necessarie per gestire i periodi di maggiore affluenza con continuità.
La visibilità della spesa quale leva strategica
Nel settore hospitality, gli acquisti occasionali o non contrattualizzati – come le decorazioni natalizie o i materiali di consumo – possono sembrare marginali, eppure consumano tempo e risorse significative.
Pur rappresentando una frazione limitata della spesa totale, richiedono spesso uno sforzo amministrativo sproporzionato rispetto al loro valore.
Per far fronte a tale criticità, molti operatori stanno adottando soluzioni digitali che centralizzano gli acquisti attraverso un’unica piattaforma basata sui dati. Questo approccio garantisce una visibilità completa sulla spesa, facilita il monitoraggio degli acquisti minori e l’identificazione tempestiva di
anomalie. I risultati sono misurabili: le organizzazioni che hanno implementato questi strumenti hanno registrato risparmi di tempo fino all’80% sugli acquisti occasionali, con conseguenti minori inefficienze e maggiore precisione negli ordini. La trasparenza generata da questi sistemi non si limita a ottimizzare le
operazioni quotidiane, ma costituisce la base per decisioni strategiche di medio-lungo periodo.
Attraverso analisi dettagliate, i team possono elaborare previsioni più accurate, identificare opportunità di consolidamento e modulare le scorte in base ai flussi di clientela, evolvendo da una funzione di supporto a un ruolo di pianificazione strategica.
L’esperienza di Russotti Gestioni Hotels testimonia concretamente questo impatto.  Il più grande franchising Marriott in Italia si è trovato ad affrontare una profonda trasformazione del proprio modello di business, passando da un focus prevalentemente congressuale e corporate a una clientela sempre più orientata al soggiorno ricreativo. Questa evoluzione strategica ha richiesto un ripensamento radicale della funzione procurement. L’adozione delle soluzioni di Amazon Business ha trasformato l’approvvigionamento in un vero abilitatore del cambiamento, grazie alla digitalizzazione dei processi, a un maggiore controllo dei costi e a procedure amministrative più snelle, che hanno reso i reparti più autonomi e il modello operativo complessivamente più efficiente.
Resilienza organizzativa attraverso la diversificazione dei fornitori
Le recenti tensioni geopolitiche globali hanno evidenziato i rischi di dipendere eccessivamente da un
unico fornitore o canale. Costruire resilienza significa sviluppare una rete di fornitori diversificata, capace
di assorbire shock esterni e fornire alternative in situazioni critiche. Collaborare con un mix di fornitori locali, nazionali e internazionali consente di distribuire il rischio e garantire la continuità dei servizi, anche quando parti della catena di fornitura sono sotto pressione.
Oltre alla riduzione dei costi logistici e alla mitigazione delle interruzioni, l’approvvigionamento locale rafforza i legami con il territorio e contribuisce agli obiettivi di sostenibilità ambientale riducendo l’impronta carbonica. I clienti mostrano una crescente preferenza per strutture che riflettono i propri
valori, e l’impegno concreto verso fornitori locali e responsabili rafforza la reputazione del marchio. In questa prospettiva, gli acquisti vanno oltre il semplice controllo dei costi, diventando uno strumento di differenziazione competitiva.
Dalle criticità stagionali alle soluzioni strutturali
Il settore dell’hospitality dovrà sempre confrontarsi con pressioni esterne, dalle dinamiche economiche alle interruzioni della catena di fornitura – pressioni che si intensificano durante l’alta stagione. Pur non potendo eliminarle completamente, un approccio strategico agli acquisti può fare la differenza.
Attraverso maggiore trasparenza della spesa, soluzioni digitali avanzate e collaborazione con fornitori diversificati, gli operatori possono mantenere la flessibilità necessaria, preservare gli standard di servizio e proteggere la redditività – anche in contesti di elevata incertezza.