L’Unità di Informazione Finanziaria (UIF) ha pubblicato il 3 luglio 2025 un nuovo documento che aggiorna le linee guida per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette legate al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo. Queste nuove indicazioni sostituiscono quelle risalenti al 2011 e sono aperte a osservazioni da parte di tutti gli operatori interessati, che possono inviare commenti entro 60 giorni.
Il fulcro della riforma è rappresentato da un cambio di approccio: prima molte segnalazioni venivano inviate automaticamente o per eccesso di prudenza, spesso senza reali motivi di sospetto. Adesso, invece, la UIF richiede che chi deve effettuare le segnalazioni diventi un vero “analista”, capace di valutare con attenzione ogni anomalia prima di decidere se procedere o meno. Ogni decisione dovrà essere chiaramente documentata e giustificata, per garantire trasparenza e tracciabilità nel tempo.
Il documento è organizzato in tre sezioni principali. La prima spiega i principi e le procedure per individuare e analizzare le operazioni sospette, compresa la possibilità di bloccare temporaneamente un’operazione e di segnalare alle autorità competenti. La seconda parte descrive gli obblighi organizzativi, come la nomina di un responsabile dedicato a gestire queste segnalazioni, nonché le procedure interne da adottare. La terza sezione illustra invece le modalità di registrazione e invio delle segnalazioni tramite il sistema online UIF, comprese eventuali modifiche o annullamenti.
Un ruolo centrale viene affidato al “Responsabile SOS”, una figura che deve possedere indipendenza, competenza e assenza di conflitti di interesse, incaricata di gestire l’intero processo di analisi e segnalazione. Nei casi di professionisti singoli, questa responsabilità ricade sul titolare; per società o gruppi può essere attribuita al legale rappresentante o a un delegato formalmente nominato, che deve avere autonomia e risorse adeguate per operare. È importante che questa nomina sia ufficiale e comunicata all’interno dell’organizzazione, come riportato da edotto.com.
Il documento precisa, inoltre, che non è sufficiente il semplice superamento di limiti quantitativi, come ad esempio soglie di denaro contante, per giustificare una segnalazione: deve sempre esserci un reale motivo di sospetto. Inoltre, la UIF si impegna a fornire periodicamente feedback ai segnalanti, così da migliorare la qualità delle segnalazioni e rendere più efficiente il contrasto ai fenomeni illeciti. Il responsabile delle segnalazioni deve inoltre garantire una collaborazione costante con le autorità, partecipando anche a eventuali ispezioni o controlli.
