La fatturazione elettronica è diventata obbligatoria anche per i forfettari, facendo un ulteriore (e forse definitivo) passo verso la completa digitalizzazione del processo, lasciando al momento escluse solo pochissime categorie.
Con l’arrivo di queste normative, il mercato dei software di gestione delle fatture ha avuto un vero e proprio boom, complice le grandi possibilità e le facilitazioni che offrono a chi ha bisogno di avere organizzate e produrre rapidamente le proprie fatture.
Le soluzioni disponibili sono tante e si dividono principalmente in due macrocategorie: i software di fatturazione elettronica gratuiti e quelli a pagamento. Per quanto il desiderio primario di ciascuno di noi sia quello di risparmiare, e quindi le soluzioni gratuite siano le più accattivanti, è bene fermarsi un attimo a riflettere e valutare quali sono realmente i benefici e i limiti di ciascuna possibilità.
Come orientarsi quindi in questa scelta? In questo articolo, cercheremo di fare chiarezza su quale sia il miglior software di fatturazione elettronica, analizzando con attenzione sia le proposte a pagamento che quelle gratuite.
- Come funziona un software per la fatturazione elettronica
Partiamo dalle base: come funziona un software per la fatturazione elettronica? In linea generale, ciò che è importante che questo faccia è la creazione, l’invio e la conservazione nel rispetto delle normative fiscali.
Il primo passo consiste quindi nella compilazione della fattura, che richiede l’inserimento di informazioni obbligatorie come data, numero progressivo e dati relativi al cliente e ai prodotti o servizi forniti.
A queste informazioni si aggiungono elementi specifici, come il codice destinatario (o codice SDI) e la tipologia di documento. Viene poi applicata una firma digitale: in alcuni software viene apposta modo automatico, senza che l’utente debba preoccuparsi di gestirla manualmente.
Una volta completata la compilazione, il documento viene trasformato in formato XML e inviato al Sistema di Interscambio (SdI), una piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate che ha il compito di verificare che il documento sia conforme ai requisiti tecnici e inviarlo al destinatario.
Il Software, in particolare, può intervenire in molti passaggi. Grazie a questo, ad esempio, la compilazione dei dati può essere semplificata e automatica, l’invio spesso viene gestito totalmente dal programma, così come l’inserimento della firma, e, per finire, sempre il software si può occupare di conservare le fatture secondo le direttive.
- Software per la fatturazione gratis: vantaggi e limiti
L’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un proprio programma per la gestione delle fatture elettroniche, scaricabile gratuitamente. Si tratta di una soluzione adatta ai piccoli liberi professionisti o per aziende che producono un numero molto limitato di fatture all’anno, e adesso spieghiamo perché.
Prima di tutto, essi permettono di creare e inviare fatture elettroniche, ma non sono progettati per integrare altre attività aziendali come la gestione dei pagamenti o la creazione di preventivi.
Tutte le operazioni devono poi essere svolte manualmente, come l’inserimento dei dati che deve avvenire per ogni singola fattura, passaggio che aumenta il rischio di commettere errori e che rallentano di molto il processo.
Vi è una grande mancanza di funzionalità avanzate, come la gestione degli incassi e dei pagamenti, nonché l’assenza di integrazione con altri strumenti aziendali come CRM e piattaforme e-commerce, e questo può quindi rendere questi software poco efficienti per chi ha esigenze più complesse.
Infine, non vi è una connessione diretta con il commercialista, cosa che può complicare ulteriormente il processo, con il rischio di errori nella trasmissione e nella conservazione delle fatture.
- Software per la fatturazione elettronica a pagamento: quali sono i benefici
I software a pagamento per la fatturazione elettronica sono dei grandissimi alleati dei liberi professionisti e delle aziende, sia per le più piccole realtà che per quelle più ampie.
Uno dei principali vantaggi è prima di tutto l’automazione dei processi: la creazione delle fatture avviene in pochi clic, utilizzando le informazioni già presenti nel sistema, come le anagrafiche clienti e i prodotti del listino.
Le fatture vengono poi inviate direttamente al Sistema di Interscambio (SdI) e, allo stesso modo, quelle ricevute vengono importate e conservate automaticamente nel software, senza bisogno di ulteriori caricamenti manuali.
Questi strumenti offrono anche una serie di funzionalità aggiuntive che i software gratuiti spesso non includono. Ad esempio, possono gestire incassi e pagamenti, generare preventivi e altri documenti, e integrarli automaticamente nelle diverse fatture.
Infine, vi è la possibilità di connettersi direttamente con il commercialista e di sincronizzare i dati con altri programmi aziendali, come CRM e piattaforme e-commerce, così da ottimizzare ulteriormente il flusso di lavoro e ridurre la possibilità di errori manuali.
- Come scegliere il migliore software di fatturazione elettronica
Viste le potenzialità di entrambi i sistemi, la domanda che permane adesso è: come scegliere il migliore software di fatturazione elettronica? Le soluzioni gratuite, infatti, sono molto limitate, ma possono risultare adatte per chi produce poche fatture l’anno.
Ciò che bisogna fare, quindi, è analizzare le proprie esigenze, in termini di costi, tempo e risorse, e le capacità dei programmi a disposizione. Un buon software dovrebbe innanzitutto consentire la trasformazione delle fatture e delle note di credito in formato .xml
È essenziale che il programma supporti l’apposizione automatica della firma digitale qualificata e permetta l’invio e la ricezione delle fatture tramite il Sistema di Interscambio (SdI).
Infine, l’applicazione deve avere la capacità di conservare i documenti per il periodo previsto dalla normativa, generalmente dieci anni, e la possibilità di integrarsi con altri sistemi gestionali aziendali, come contabilità e tesoreria.
